Kiedy informacja zwrotna jest naprawdę konieczna?

Informacja zwrotna oznacza zasadniczo, że wyrażasz swoją szczerą opinię na temat czegoś i być może wyjaśniasz, jak Twoim zdaniem można to zrobić lepiej.

Informacja zwrotna jest nieco mniej negatywna niż konstruktywna krytyka, ale nadal jest bardzo przydatnym narzędziem do samorozwoju oraz ogólnego usprawnienia i zwiększenia produktywności we współczesnym środowisku biurowym.

Kiedy jednak informacja zwrotna jest rzeczywiście konieczna?

Czy musisz udzielać informacji zwrotnej na temat absolutnie wszystkiego, przez cały czas?

Nie. Jest na to czas i miejsce.

Na przykład, jeśli zmieniłeś system biurkowy i chciałeś sprawdzić czy działa, poprosiłbyś pracowników o ich opinie po okresie dwóch lub trzech miesięcy. Musiałbyś dać temu wystarczająco dużo czasu, aby efekty były widoczne. Nie próbowałbyś uzyskać informacji zwrotnej po dniu lub dwóch, ponieważ ludzie mogą nadal dostosowywać się do zmiany i mogą mieć negatywne opinie, które nie miały jeszcze szansy zostać przetestowane.

Jako menedżer, nie jest też najlepszym pomysłem zwoływanie swoich pracowników wokół nowoczesnych stołów w sali konferencyjnej i udzielanie informacji zwrotnych na temat każdej rzeczy, przez cały czas. Jest to coś, co musi być odpowiednio rozłożone w czasie, w przeciwnym razie po prostu nie przyniesie takiego samego efektu.

Głównym celem informacji zwrotnej jest danie pracownikom czegoś, z czym mogą pracować. Ma to być narzędzie, które pomoże ludziom w doskonaleniu się i uczeniu. Na przykład, możesz dać swojemu zespołowi informację zwrotną na temat prezentacji, którą przygotowuje. Możesz powiedzieć: "Bardzo podoba mi się ogólny temat, myślę, że ma duży potencjał. A może spróbujecie przedstawić go w ten sposób i zobaczyć, jak to działa", a następnie wyjaśnić, co oznacza "ten sposób".

Czy widzisz różnicę między informacją zwrotną a konstruktywną krytyką? Tak naprawdę chodzi o wyrażenie opinii opartej na wiedzy i faktach oraz zaoferowanie porady. Konstruktywna krytyka jest bardziej solidna, opiera się na problemie lub kwestii, która wymaga zmiany, dając wskazówki, jak to zrobić.

Pracownicy mogą również prosić o informację zwrotną na temat swoich wyników lub po pracy nad danym produktem. Proszenie o informacje zwrotne od swojego menedżera pokazuje, że chcesz się doskonalić i uczyć. To świetny sposób na wykazanie chęci i inicjatywy. Ponadto, po odbyciu rozmowy kwalifikacyjnej, warto zadzwonić i poprosić o informację zwrotną, nawet jeśli nie dostałeś pracy. Dzięki temu uzyskasz dostęp do przydatnych informacji, które możesz wykorzystać podczas kolejnej rozmowy kwalifikacyjnej, co może dać Ci większe szanse na sukces w przyszłości.

Nadużywanie informacji zwrotnej oznacza, że traci ona swoje znaczenie. Tak samo jest ze wszystkim - jeśli nadużywasz, nie jest to tak skuteczne. Z tego powodu zachowaj informację zwrotną na czas, kiedy jest ona naprawdę potrzebna lub kiedy pracownik poprosi Cię o konkretną informację zwrotną.

Jeśli się nad tym zastanowić, każdego dnia udzielamy jakiegoś rodzaju informacji zwrotnej. Udzielamy informacji zwrotnej na temat pomysłów ludzi, kiedy pytają "co o tym myślisz?". To samo w sobie jest formą informacji zwrotnej. Jeśli pomyślisz o tym, jak radzisz sobie z tego typu sytuacją, da ci to wskazówki, jak udzielać informacji zwrotnej w innych sytuacjach. Na przykład, nie wyjdziesz wprost i nie powiesz "uważam, że to fatalny pomysł", sformułujesz to bardziej dyplomatycznie. Udzielanie ogólnych informacji zwrotnych jest dokładnie takie samo, nie ma potrzeby tworzenia większego bólu głowy niż to. Jest to wyrażenie swojej szczerej opinii na temat czegoś, a następnie zaoferowanie porady, jak wdrożyć tę radę.

Informacja zwrotna, w przeważającej części, jest opcjonalna, jeśli chodzi o to, czy rada zostanie podjęta, czy nie. Konstruktywna krytyka polega raczej na przyjęciu udzielonych wskazówek i wykorzystaniu ich do poprawy sytuacji. Określając właściwe momenty na użycie informacji zwrotnej, przekonasz się, że w rezultacie rezultaty będą o wiele bardziej pozytywne.